Je weet het misschien nog niet maar er zitten naast de sales, marketing en service module nog veel meer functionaliteit inbegrepen in jouw Dynamics-licentie. Twee hiervan zijn uiterst behulpzaam bij het worden van ‘’AVG-proof’’.  

De AVG geeft vanaf 25 mei 2018 iedereen van wie jij persoonsgegevens verwerkt een aantal rechten. Sommige zijn nieuw en sommige zijn al aanwezig in de huidige privacy wetgeving.

De AVG vereist dubbele opt-in op marketing e-mails en dat er opnieuw akkoord wordt gegeven op het (nieuwe AVG-proof) privacy statement van jouw organisatie.

Daarnaast hebben zij recht op:

1. Dataportabiliteit – Het recht hebben om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft.  (Artikel 20)
2. Vergetelheid – Het recht om vergeten te worden (Artikel 17)
3. Inzage – Het recht om te vragen welke gegevens u van hen heeft, en wat u hier mee doet.  (Artikel 15)
4. Rectificatie en aanvulling – Het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen. Of om hun persoonsgegevens aan te vullen. (Artikel 16)
5. Beperking van verwerking – De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft mensen in bepaalde situaties het recht op beperking van het gebruik van hun gegevens (artikel 18 AVG)
6. Bezwaar te maken – Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van uw gegevens
7. Duidelijke informatie – Ten slotte hebben mensen recht op duidelijke informatie over wat u met hun persoonsgegevens doet.

Meer details over de bovenstaande punten? Bekijk de website van Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe helpt Dynamics 365 u met deze rechten?

Ik kan uren schrijven over details en hoe deze oplossingen gepersonaliseerd kunnen worden, maar om het kort te houden behandel ik hieronder de kern.

Dynamics laat het toe om exports te maken in de vorm van Excel- of Word-sjablonen, maar (misschien nog wel beter) je kunt ook via self-service portals klanten in de gelegenheid stellen alle informatie in te zien zoals jij deze hebt opgeslagen in Dynamics (persoonlijke inlog/registratie codes worden verschaft). Op deze portals kun je aan klanten zelfs het recht verlenen om hun gegevens aan te passen of te verwijderen (bedenk hiervoor een goed protocol om de zuiverheid van jouw data te waarborgen). Wil je niet dat klanten data rechtstreeks aanpassen, dan kan je bijvoorbeeld een knop toevoegen waarmee ze een aanvraag kunnen maken in Dynamics, vanuit waar ze gewenste wijzigingen (of het recht op vergetelheid) kunnen doorgeven. Je hebt zo al 6 van de 7 genoemde rechten behoorlijk goed afgedekt.

Neem contact met ons op en kom er binnen een week achter hoe snel MKB365 een portal voor je op zet en wat de kosten zullen zijn.

Dubbele opt-in:

Om alle mensen te benaderen met je nieuwe privacyverklaring en om (wederom) toestemming te vragen voor het versturen van een nieuwsbrief, raden we Voice of the Customer (Stem van de Klant)* aan. Dit is een enquêterings-tool die in je Dynamics-licentie verwerkt is en antwoorden van respondenten rechtstreeks terugschrijft naar Dynamics 365. Je kunt zo makkelijk gepersonaliseerde mails sturen met de nieuwe privacyverklaring, de manier en de reden van gegevensverwerking en de vraag om goedkeuring voor al je nieuwsbrieven. Dit wordt meteen vastgelegd en is bewijsbaar terug te vinden. Ook is dit proces makkelijk te automatiseren bij nieuwe invoer of het verlopen van de afgesproken opslagstermijn. Koppel je deze werkwijze met een portal, dan kunnen klanten altijd zonder tussenkomst van menselijke handelingen hun voorkeuren wijzigen in het systeem (handig als je je marketinglijsten via een filter in Dynamics samenstelt)

Hoe kan ik starten met Voice of the Customer? Neem contact met ons op!

*Voice of the Customer heeft nog veel meer voordelen als het eenmaal is geconfigureerd!